Учёт отпусков в программе 1С:ЗУП
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ведётся учёт права сотрудников на отпуск и расчёт остатков отпусков.Наряду с основным отпуском отдельным категориям работников в соответствии с законодательством РФ предоставляются ежегодные дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
В программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ведётся учёт права сотрудников на отпуск и расчёт остатков отпусков.
Наряду с основным отпуском отдельным категориям работников в соответствии с законодательством РФ предоставляются ежегодные дополнительные отпуска с сохранением среднего заработка.
Перечень видов ежегодных отпусков, предоставляемых сотрудникам организаций, описывается в справочнике «Виды ежегодных отпусков» (меню ). Пользователь может внести необходимые для учёта в организации виды отпусков (рис. 1).
Рис. 1. Справочник «Виды ежегодных отпусков»
Продолжительность ежегодного отпуска определённого вида в программе задаётся тремя способами:
- в целом для всех сотрудников организации;
- для сотрудников, занимающих определённую должность;
- для отдельных сотрудников.
Регистрация данных по фактическому использованию отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» реализована двумя способами: документами кадрового учёта невыходов либо документами подсистемы расчёта зарплаты. Выбор варианта учёта производится в настройках параметров учёта: меню «Сервис» – «Параметры учёта» – «Кадровый учёт» (рис. 2).
Рис. 2. Настройка параметров учёта
При выбранном порядке списания остатков отпусков расчётными документами данные в регистр «Фактические отпуска организаций» вносятся документами «Начисление отпуска сотрудникам организации». Данным документом производится начисление сохраняемого заработка на время отпуска и начисление компенсаций за неиспользованные отпуска.
В подсистеме кадрового учёта невыходов предоставление ежегодных отпусков сотрудникам регистрируется с помощью документов «Отпуска организаций». Так как в подсистеме кадрового учёта нет документов, которые регистрируют компенсацию отпуска, то компенсация всегда списывается расчётными документами вне зависимости от настроенного порядка списания.
Расчёт остатков неиспользованных отпусков в программе производится на основании данных учёта права сотрудников на ежегодные отпуска и данных учёта фактически использованных сотрудниками отпусков. Текущие остатки отпусков сотрудников можно посмотреть в инструменте «Остатки отпусков»: меню «Кадровый учёт» – «Учёт невыходов» – «Остатки отпусков». Расчёт остатков отпусков по любому сотруднику на текущую дату может быть выведен в виде справки по отпуску (рис. 3).
Рис. 3. Справка по отпуску сотрудника
Для автоматического заполнения рабочего года, за который предоставляется отпуск, необходимы данные обо всех отпусках, предоставленных сотруднику с момента его приёма на работу в организацию. Хранение остатка отпусков осуществляется в справочнике «Остатки отпусков организации прошлых лет». Остатки хранятся в разрезе рабочих лет для каждого вида ежегодного отпуска. Рабочий год начинается в день приёма сотрудника на работу и длится двенадцать месяцев.
Для предприятий, которые начинают работать программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» не с начала деятельности организации, достаточно ввести остатки отпусков за предыдущие рабочие годы по видам отпусков с помощью инструмента «Остатки отпусков». Для этого необходимо выбрать сотрудника и нажать кнопку «Редактировать остаток отпуска». В форме редактирования указывается дата, на которую вводятся остатки (дата окончания последнего рабочего года) и количество дней отпуска, оставшееся на эту дату (рис. 4). Детальный ввод остатков позволяет указать остатки по конкретным завершённым рабочим годам по каждому виду отпуска. В случае отсутствия неиспользованных остатков отпусков по сотруднику вводятся нулевые остатки.
Рис.4. Редактирование остатков отпусков
Отпуска сотрудникам организации предоставляются в соответствии с графиком отпусков, который ежегодно составляется в текущем году на следующий календарный год по форме № Т-7.
График отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» составляется с помощью документа «График отпусков организаций»: меню «Кадровый учёт» – «Учёт невыходов» – «Ввод графиков отпусков организаций».
Рис. 5. Документ «График отпусков организации»
В табличной части документа указываются сотрудник, которому будет предоставлен отпуск, и даты начала и окончания планируемого отпуска сотрудника (рис. 5). В документе формируется печатная форма графика отпусков по форме № Т-7 (кнопка «Форма Т-7»).
График отпусков, зарегистрированный в программе, может использоваться для автоматического заполнения кадрового документа «Отпуска организаций», с помощью которого оформляется приказ на отпуск.